RIKE – Projektmanagement nach dem Kanban-Prinzip

Kanban (japanisch für Beleg) bezeichnet eine vom Automobilhersteller Toyota entwickelte Methode zur Produktionsablaufsteuerung. In der IT versteht man unter Kanban die Verknüpfung von Prinzipien der Lean Production, Lean Development, Theory-of-Constraints und des klassischen Risikomanagements. Eine Art „Kanban light für IT-Projekte“ setzen wir seit Dezember 2010 zum Projektmanagement in der Produktabteilung ein.

 

Die Idee, Kanban bei arago einzuführen, hatte Abteilungsleiter Viktor Voss. Die Ziele von Kanban passten einfach gut zu denen des Teams, nämlich die Anzahl paralleler Arbeiten zu reduzieren und so schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen und Probleme (insbesondere Engpässe) besser sichtbar zu machen. Da ein extern eingekauftes Softwaretool die Einhaltung bestimmter neuer Vorgehensweisen erfordert hätte und wir mit unseren internen Prozessen eigentlich recht zufrieden waren, entschieden wir uns dazu, ein eigenes, auf unsere Arbeitsweise maßgeschneidertes Kanban-Tool zu entwickeln: RIKE.

Projektmanagementtool RIKE

 

Visualisierung des Arbeitsflusses

Bei Kanban werden die Prozessschritte des Projekts (z.B. Anforderungsdefinition, Programmierung, Dokumentation, Test, Inbetriebnahme) transparent für alle Beteiligten visualisiert. RIKE fungiert dabei als Kanban-Board (in der Regel ist das Kanban-Board ein großes Whiteboard), dort sind alle Tasks (Features, User Storys, Minimal Marketable Features usw.) festgehalten. Die einzelnen Aufgaben durchwandern mit der Zeit die unterschiedlichen Stationen des Kanban-Boards (welche in der GUI als an einer Zeitachse orientierte Spalten dargestellt werden) von links nach rechts. Während man im linken Bereich der Benutzeroberfläche sieht, welche Tasks noch auf Erledigung warten, zeigt der mittlere Bereich, welche sich gerade in Bearbeitung befinden und der rechte Bereich, welche Tasks bereits erledigt sind. Im sogenannten Burndown lässt sich der Gesamtfortschritt der Projekte beobachten.

 

Pull statt Push

Statt auf das klassische Push-Prinzip, bei dem abgeschlossene Arbeiten einfach an die nächste Station übergeben werden, setzt Kanban auf ein Pull-System, bei dem sich jeder Kollege seine Arbeit bei der Vorgängerstation abholt, wenn er die Kapazität dazu freihat. Die Aufgaben werden also nicht von einem Vorgesetzten an die Mitarbeiter delegiert. Jedes Teammitglied kann jede Art von Aufgabe in RIKE einstellen und kategorisiert diese anhand von Status, geschätzter Größe, Priorität und Schwierigkeitsgrad. Dabei greift ein 4-Augen-Prinzip: ein Kollege prüft die Aufgabe und Angaben und gibt sie frei, bevor sich ein Mitarbeiter den Task zuweisen kann. Falls der Mitarbeiter seinen eigenen Task freigibt, ist er anschließend 24 Stunden gesperrt. Diese Regel fußt auf der Erkenntnis, dass sich manche Aufgaben von selbst erledigen und mancher Schnellschuss dadurch verhindert wird, dass man eine Nacht darüber geschlafen hat.

 

Begrenzung der Menge angefangener Arbeit

Ein weiteres Kanban-Prinzip ist die Begrenzung der Anzahl der Tasks, die gleichzeitig an einer Station (=von einem Teammitglied) bearbeitet werden dürfen. Bei RIKE ist die Anzahl zugewiesener Aufgaben pro Mitarbeiter auf drei limitiert, weitere Tasks kann er sich nicht nehmen. So wird verhindert, dass Mitarbeiter Aufgaben „hamstern“. Außerdem hat diese Regelung den Vorteil, dass bei Krankheit eines Kollegens maximal drei Aufgaben liegen bleiben. Im „Task Log“ kann jedes Teammitglied sehen, welche Tasks gerade von Kollegen bearbeitet werden und welchen Bearbeitungsstand sie haben.

 

Messung und Steuerung des Flusses

Für jeden Kanban-Prozess werden Messgrößen erhoben, um festzustellen, wie gut die Arbeit organisiert ist und ob Verbesserungspotential existiert. Wenn ein Teammitglied eine Aufgabe erfolgreich beendet hat, gibt er seinen Zeitaufwand und die produzierten Lines of Code in RIKE ein und schließt den Task. So kann mit Hilfe der Datenbank-Historie objektiv die Geschwindigkeit der Erledigung von Aufgaben ermittelt und die subjektive Zeitabschätzung für neue Aufgaben permanent verbessert werden. Dies erleichtert die Planung zukünftiger Projekte. Zudem können Bottlenecks, an denen sich Tasks häufen, leicht identifiziert werden. Verzwickte Aufgaben sind ebenfalls schnell erkennbar: sie bleiben im System liegen.

 

Warum „RIKE“

Der Name RIKE ist übrigens kein Akronym, wie man vermuten könnte, sondern wurde demokratisch als Sieger bei einem Namens-Wettbewerb in unserem Firmen-Netzwerk Yammer ermittelt. Eine Kollegin schlug beim gemeinschaftlichen Brainstorming den Namen Frederike – abgekürzt RIKE – vor, mit der Begründung, dass Organisation definitiv weiblich sei. Diese Einschätzung schien der Rest der aragoner zu teilen, denn bei der anschließenden Abstimmung setzte sich RIKE klar gegenüber allen anderen Namensvorschlägen durch.

 

Das Resultat: Mehr Flexibilität, Transparenz und Motivation

Die positive Wirkung von RIKE macht sich bei uns im Produkt-Team an vielen Stellen bemerkbar. Neben erreichten Zielen wie einer transparenteren Arbeitsweise, gestiegenen Flexibilität und Ergebnisqualität sowie kürzeren Reaktionszeiten bei der Projektarbeit haben wir festgestellt, dass sich Kanban auch motivationsfördernd auswirkt. Wenn sich ein Mitarbeiter eine Aufgabe zuweist, erklärt er sich aktiv dazu bereit, den Task zu erfüllen. Außerdem kann er die Abarbeitung seiner Aufgaben nach individueller Präferenz vornehmen und hat so ein größeres Erfolgserlebnis beim Abschluss der Arbeit. Da sich in RIKE ein Pool verschiedenster, allgemein verfügbarer Aufgaben befindet, wird jeder Mitarbeiter dazu angeregt, sich in neue Bereiche einzuarbeiten und seine eigenen Kompetenzen zu erweitern. So wird langweiliger Routine vorgebeugt und Mitarbeiter werden nicht auf bestimmte Nischen wie z.B. „MySQL-Experte“ festgelegt.

 

Aber: Kanban muss zum Unternehmen und Team passen

Bei aller Euphorie bleibt aber festzuhalten: Kanban ist nicht für jedes Unternehmen und jeden Mitarbeitertypus geeignet. Das Prinzip kann nur funktionieren, wenn alle Teammitglieder verantwortungsbewusst, engagiert und bereit sind, eigenverantwortlich zu handeln. Ohne einen ausgeprägten Teamgeist und das Interesse der Mitarbeiter am Endergebnis wird jedes Kanban-Projekt scheitern. Glücklicherweise sind das aber alles keine Themen, über die wir uns bei arago Gedanken machen mussten.

 

2 Gedanken zu “RIKE – Projektmanagement nach dem Kanban-Prinzip

  1. Pingback: Die erste Runde „Gamification“ bei arago | Die Automatisierungs-Experten

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